Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste  

Tämä on TTK Traumaterapiakeskus oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty 28.10.2021.

 

1. Rekisterinpitäjä

TTK Traumaterapiakeskus Oy, Malminkatu 24 C 34, 00100 Helsinki

TTK Traumaterapiakeskus Oy, Kirkkokatu 19 A 13, 90100 Oulu                          

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Anne Suokas, anne.suokas@traumaterapiakeskus.com, 09-4356 8280. 

 

3. Rekisterin nimi

TTK Traumaterapiakeskus oy:n rekisteri

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Potilasrekisteri, jota jokainen terapeutti pitää henkilökohtaisesti omista potilaistaan.  Potilasasiakirjat ovat sähköisessä muodossa Diarium-järjestelmässä, paitsi Anne Suokaan asiakkaiden tiedot. Potilastietoja ei ole viety Kantaa.

Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (17.8.1992/785).

Laki potilasrekisteristä (30.12.2010/1326, 9§)

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on edellä mainitut lait sekä Traumaterapiakeskuksen asiakkaan ja Traumaterapiakeskuksen välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Koulutus- ja työnohjausasiakkainen henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
– laki (HE 9/2018)
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).

 

5. Rekisterin tietosisältö

Potilastietoista tehtyjä yhteenvetoja hoidon päätyttyä säilytetään terapeutin henkilökohtaisessa kassakaapissa, 12 vuotta asiakirjan laatimisesta. Terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) 16§ mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön velvollisuus on laatia ja säilyttää potilasasiakirjat.                                                             

Mainos- ja markkinointi tietoja säilytämme toistaiseksi, ellei niiden poistoa pyydetä.  Kirjanpidon ja reskontran tiedot säilytetään seitsemän vuotta tilikauden päättymisestä.

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta asiakastapaamisista kertyvästä materiaalista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Näiden lisäksi potilas voi antaa suostumuksensa tietojen hakemiseen muilta rekisterinpitäjiltä, kuten aikaisemmin hoitaneilta toimijoilta. Perusteena voi olla rekisteröidyn henkilökohtainen suostumus tai lain säännös asiasta.                                                    

Rekisteriin tallennetaan mm. www.-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sopimuksista, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta tulevaa tietoa.

7. Tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

 

Lait:   
Potilastietojen luovuttaminen 21.12.2010/1227, 10§
Potilaan oikeus määrätä potilastietojen luovutuksesta 21.12.2010/1227, 11§
Suostumus- ja kieltoasiakirja 21.12.2010/1227, 12§
Potilaan laillinen edustaja 21.12.2010/1227, 13§

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Potilasasiakastiedot säilytetään psykoterapeutin henkilökohtaisessa kassakaapissa tai Diarium-järjestelmässä.

Sähköisenrekisteriosan käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

Helsinki 28.10.2021

 

Anne Suokas

johtaja, TTK Traumaterapiakeskus oy